Mit Score­board-Manage­ment Teamgeist entfachen

Mitarbeiter zu Mitunternehmern machen? Kein Problem mit Scoreboard-Management, das die gesamte Unternehmenskultur in Richtung Selbstorganisation dreht und Mitarbeiter ermächtigt, eigenständig Entscheidungen zu treffen. Dr. Kerstin Friedrich stellt das Kollaborationstool, das Transparenz zu allen wichtigen Informationen und viel Input für unternehmerisches Denken schafft, in ihrem Buch Spielregeln für Game Changer vor.

Für diese Methode brauchen Teams zunächst ein konkretes Thema, beispielsweise die ineffiziente Meetingkultur im Unternehmen. Im nächsten Schritt können sie ein Messsystem festlegen, mit dem sie die Meeting-Qualität anhand definierter Qualitätsmerkmale in Punkten messen können. Fehlen noch Ziele, verschiedene Erfolgsstufen und eine gut geführte Checkliste, auf der die Gruppen jedes Meeting bewerten. Anhand eines Scoreboard-Mediums sehen alle, wie erfolgreich das Team gerade ist, und in Team-Huddles können Fortschritte besprochen werden. Hier Beispiel für eine sehr schöne Team-Challenge:

Ein Vertriebsspiel

Gespielt wurde sie in der Firma easySoft in Metzingen. EasySoft entwickelt und vertreibt Software, die vornehmlich in HR Abteilungen von größeren Unternehmen eingesetzt wird und mit deren Hilfe man zum Beispiel den Überblick darüber behält, welche Mitarbeiter welche Weiterbildungen und Zertifizierungen benötigen. EasySoft veranstaltet jedes Jahr eine Anwenderkonferenz, bei der viele Kunden zusammenkommen  und sich fachlich austauschen. Als das Unternehmen feststellte, dass sich im Vorjahr nur 90 Teilnehmer angemeldet hatten, wurde das  Programm gründlich überarbeitet. Die Teilnehmergewinnung wurde  nun als Team-Challenge organisiert: Das Team bestand aus acht »Spielern«, die alle Freude daran hatten, an der Aufgabe mitzuwirken – also auch aus Leuten, die nicht im Vertrieb arbeiteten. Die Kennzahl war denkbar einfach: Das war die Teilnehmerzahl. Gemeinsam setzten sie sich diese konkreten Ziele: mindestens 120 und als Idealziel 180 Teilnehmer – also eine glatte Verdoppelung gegenüber dem Vorjahr. Das Spiel sollte drei Monate laufen. Das Scoreboard war ein schön gestaltetes Whiteboard, auf dem ein kleiner Dauerläufer den Spielstand anzeigte. Es wurde direkt in die Eingangshalle gehängt, sodass das gesamte easySoft-Team (nicht nur die Spieler) verfolgen konnte, was der aktuelle Stand der Dinge war. Jeden Morgen wurde für zehn Minuten gehuddelt: Was läuft gut – was nicht? Gibt es neue Ideen? Was will man bis zum nächsten Tag erreichen? Das Ergebnis war phänomenal: Insgesamt wurde mit 185 Teilnehmern das höchste Ziel noch überschritten. An diesem Punkt musste das Team die Teilnehmerakquise einstellen, weil der Vortragssaal für eine noch größere Gruppe zu klein war. Dazu easySoft-Geschäftsführer Andreas Nau: »Wenn ein Team die Kennzahlen kennt, wenn es weiß, um was es geht, kann man sich nur wundern, wie viel schneller es Ziele erreicht.«

Wenn man so eine Team-Challenge finanziell auswertet, gibt es häufig große Überraschungen. Nehmen wir rein hypothetisch an, es handele sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung, bei der jeder Teilnehmer 200 Euro bezahlt hat. Das Vertriebsteam ist wahrscheinlich sehr stolz, einen ordentlichen Betrag zum Betriebsergebnis beigesteuert zu haben. Legt man dann die Kosten für Catering, Raummiete und Technik, Referentenhonorare und Hilfskräfte offen, relativiert sich die Freude.

Addiert man dann noch alle Arbeitsstunden für Konzeption, Organisation, Marketing und Vertrieb zum Vollkostenstundensatz hinzu, kommt man möglicherweise zu dem Ergebnis, dass die Veranstaltung finanziell mehr gekostet hat, als sie eingespielt hat. Dann kann man die immateriellen Erträge betrachten: Wie hat die Veranstaltung die Kundenzufriedenheit und -bindung verbessert? Welche wertvollen Informationen über Wünsche und Bedürfnisse wurden gewonnen? Wie viele neue Kunden oder Interessenten waren da und welche neuen Projekte haben sich daraus ergeben? Durch solche ganzheitlichen Betrachtungen steigt im ganzen Team das Verständnis für die Erfolgsfaktoren im Geschäftsmodell und die Sensibilität für den Umgang mit der eigenen Arbeitszeit. Mit dem veränderten Bewusstsein verändern sich unmerklich die Identifikation und das Verantwortungsgefühl – aber nur dann, wenn man tatsächlich über die Team-Challenges Plattformen baut, auf denen sich alle Menschen mit ihren Ideen und ihrer Motivation einbringen können.

Die Kultur ändern

Hier noch eine Team-Challenge, bei der es – ebenso wie bei »meet & win« – um eine Verhaltensänderung ging. Gespielt wurde in der schenkYOU GmbH in Witten. Bei schenkYOU handelt es sich um ein schnell wachsendes Start-up in Witten, das eine besonders liebenswerte Mission verfolgt: Es ist spezialisiert auf Freundschafts- und Liebesbekundungen auf Schmuckstücken und Accessoires. Jedes Stück ist ein Unikat, das in der (noch) kleinen Manufaktur von einem zehnköpfigen Kernteam und zahlreichen Aushilfen angefertigt wird. Die schenkYOU-Crew rund um ihren charismatischen Gründer und Chefdesigner Melih Kesmen wendet Scoreboard-Management seit Anfang 2017 an und ist gleich mit einer sehr erfolgreichen Team-Challenge auf die Reise gegangen.

Die Team-Challenge schenkYOU

Die erste Team-Challenge dreht sich, wie bereits erläutert, am besten um ein Thema, das viele nervt – dann ist relativ sicher, dass es die Unterstützung vom gesamten Team bekommt. Bei schenkYOU war ein immerwährendes Ärgernis die Ordnung im Betrieb; was mehr oder weniger ein Gründungsphänomen war. Melih startete sein Unternehmen nicht in einer Garage, sondern in einer Dreizimmerwohnung. Schnell platzte dieses Provisorium aus allen Nähten, und an Ordnung war kaum zu denken. Deshalb zog die schenkYOU-Crew 2017 in eine große Produktionshalle um. Das erste Spiel richtete sich auf das Thema »Ordnung im Betrieb«, weil nun die Gelegenheit günstig war, sich gemeinsam auf neue Verhaltensweisen zu konditionieren.

Die Kennzahl war einfach zu finden: Für jeden Tag, an dem ausnahmslos jeder Arbeitsplatz in der Produktion, der Logistik und im Büro tadellos aufgeräumt war, gab es einen Punkt. Bei zehn Punkten innerhalb von 33 Arbeitstagen sollte es ein Eis für alle geben, bei 20 ein Grillfest und bei 30 Punkten einen Betriebsausflug nach Amsterdam.

Die Team-Challenge wurde »Frühjahrsputz« getauft. Und wirklich alle Mitarbeiter bei schenkYOU machten mit. Zunächst einmal wurde sichergestellt, dass an jedem Arbeitsplatz auch tatsächlich Ordnung gehalten werden konnte. Dann wurde jeder Arbeitsplatz in perfekt aufgeräumtem Zustand fotografiert. Am Abend kontrollierte jemand, ob die einzelnen Arbeitsplätze so aussahen wie auf dem Foto. Traf das für alle zu, gab es für den Tag einen Punkt. Jedes Spiel braucht bekanntlich ein Scoreboard, also ein Medium, mit dessen Hilfe man jederzeit sehen kann, wie erfolgreich das Team gerade ist und wie das Spiel steht. Das Scoreboard für »Frühjahrsputz« war ein riesiges Brett mit vorgestanzten Elementen. Für jeden erfolgreichen Tag wurde eines der Elemente vom Scoreboard entfernt.

Die Huddles des »Frühjahrsputzes« fanden jeden Morgen statt, indem der Bericht des »Kontrolleurs« verkündet wurde. Du erinnerst dich: »Huddeln« heißt, dass das Team regelmäßig für kurze Zeit zusammenkommt, um den Fortschritt des Spiels zu besprechen. Was läuft gut, woran kann noch gearbeitet werden, was nehmen wir uns bis zum nächsten Treffen vor? Im Falle eines Erfolgs wurde bei schenkYOU dann feierlich ein neues Feld auf dem Scoreboard freigelegt.

Bei schenkYOU zeigte sich wieder einmal, dass sich das Verhalten sofort ändert, wenn man den Systemrahmen verändert. Vom ersten Tag an herrschte Ordnung. Das Team leistete sich in den ersten sechs Wochen nur einen Ausrutscher. Normalerweise versucht man, neue Verhaltensweisen über Regeln zu erzeugen, konzentriert sich dann aber nur auf das, was schiefläuft, und nicht auf die erfolgreichen Verhaltensänderungen. Die Energie fokussiert sich auf das Negative. Doch wenn jemand gegen diese Regeln verstößt, gibt es meist keine Konsequenzen, außer einer Ermahnung durch Vorgesetzte. Man fühlt sich dann in eine typische Familienszene versetzt, in der die Eltern ihre Sprösslinge vergeblich über Ermahnungen und Bestrafungen zur Ordnung antreiben. Anders bei schenkYOU: Der Teamgeist in Verbindung mit der positiven Wertschätzung in den Huddles sorgte dafür, dass die neuen Regeln problemlos eingehalten wurden.

Die Wirksamkeit der Gamifizierung unterschätzt

Dazu Melih Kesmen: »Die Wirksamkeit der Gamifizierung habe ich völlig unterschätzt. Am Anfang konnte ich nichts damit anfangen: ›Spielen‹ hat aus unserer Konditionierung heraus gar nichts mit Arbeit zu tun. Ich kann nur sagen, es ist magisch, was innerhalb kürzester Zeit an Ordnung und Ergebnis passiert ist. Meine Mitarbeiter oder Mitunternehmer machen jetzt Arbeiten, die sie vorher angekotzt haben, mit einem Lächeln im Gesicht. Nach wenigen Tagen eine Wende um 180 Grad. Du kannst alles drehen: Systemlosigkeit in Systemhaftigkeit, Unordnung in Ordnung, Demotivation in Motivation – das ist ein mächtiges Tool. Da ich das Spiel mit den Mitarbeitern gestaltet habe, brauche ich sie gar nicht zu fragen, wie sie es finden: Sie finden es alle geil, weil alle mitmachen und es so ein selbstmotivierendes Ding ist. Gamifizierung ist ein mächtiges Tool, um coole Dinge zu erreichen.«

Wie es der Zufall so wollte, hielt ich wenige Wochen später einen Vortrag bei der Werkleiterkonferenz eines DAX-Konzerns. 160 Werkleiter waren aus der ganzen Welt zusammengekommen, um sich gegenseitig auszutauschen und voneinander zu lernen. Das gastgebende Werk war ein Vorzeigebetrieb für das japanische 5S-System. Der gesamte Betrieb war wie geleckt. Klar sichtbar waren überall Ordnungssysteme installiert. Nirgendwo vagabundierten Abfall, Werkzeuge oder Schrott herum – es war eine wahre Freude. Ich fragte den Werkleiter beim Betriebsrundgang, wie lange es gedauert habe, diesen Standard zu etablieren. »Vier Jahre«, lautete die erschütternde Antwort. Ja, so lange dauert es, bis man jedem einzelnen Regelbrecher immer und immer wieder eins mit der Moralkeule übergezogen hat und ihn zum Funktionieren gebracht hat. Wesentlich schneller geht es, wenn man transparente Regeln aufstellt, den Fortschritt (und Rückschritt) konsequent misst und die Gruppendynamik ihr Wunder wirken lässt.

Und noch eine Langzeitwirkung ging von der ersten Team-Challenge aus: Wenige Wochen nach dem Spielende wurde schenkYOU zum Muttertag von Aufträgen überrollt. Selbst die optimistischsten Prognosen wurden weit übertroffen. Das ganze Team musste über zwei Wochen selbst die Wochenenden durcharbeiten, um pünktlich liefern zu können. Dazu Melih Kesmen: »Das wäre sicher nicht in so guter Stimmung abgelaufen, wenn wir nicht vorher als Team so zusammengewachsen wären.«

Team-Challenges werden immer auf sinnvolle Themen gespielt, deren Ziele man bei klarem Verstand nicht anzweifeln kann. Darum ist es schwierig, sich ihnen zu entziehen.

Kann der Gruppendruck auch dazu führen, dass Mitarbeiter gemobbt werden?

Wenn die Spielregeln zuvor sauber definiert wurden, kann man das ausschließen. Das Wort »Spielregeln« bezieht sich hier auch auf das Kommunikationsverhalten. Dazu gehört, dass man stets wohlwollend auf die Regelverletzung schaut, dem entsprechenden Kandidaten die besten Motive unterstellt und zunächst einmal fragt, wo man Unterstützung geben kann. Bei schenkYOU war gleich am zweiten Tag ein Arbeitsplatz nicht aufgeräumt. Freundlich wurde bei dem Kollegen nachgefragt, ob es einen Notfall gegeben habe. Nein, er habe es einfach vergessen. Ob er eine Gedankenstütze brauche, um sich künftig daran zu erinnern? Nein, es sei jetzt alles klar. War es dann auch.